Słowo o sygnalistach – garść dobrych praktyk

Pracownicy w Polsce coraz częściej zgłaszają nieprawidłowości w swoich firmach. Tym samym wchodzą w rolę tzw. sygnalisty (ang. whistleblower). Aż 69% nadużyć w przedsiębiorstwach zostaje wykrytych właśnie w ten sposób. Reszta to efekt prowadzonych kontroli wewnętrznych (22%) lub informacji przekazanych przez inne kanały komunikacji (9%) – wynika z analizy ekspertów z zespołu usług śledczych w firmie doradczej PwC.

W polskim biznesie obserwujemy rosnący poziom zrozumienia tego, że kultura organizacyjna nie opiera się jedynie na regulacjach, politykach, procesach i działaniach kontrolnych. Tak naprawdę fundamentem kultury wspierającej realizację strategii, misji i wizji przedsiębiorstwa są uczciwość, otwartość i zaufanie.

Sygnaliści to coraz powszechniejsze zjawisko w polskich firmach, co niewątpliwie świadczy o rosnącej dojrzałości rodzimego biznesu. Z przeprowadzonej analizy ponad trzystu przypadków nadużyć w przedsiębiorstwach, aż 69% z nich zostało wykrytych w efekcie zgłoszenia przekazanego przez sygnalistę. Pozostałe wykrycia były efektem realizowanych w firmach działań kontrolnych (22%), przypadku lub informacji przekazanych przez media lub organy ścigania (9%).

Sygnalista to osoba, która zgłasza lub ujawnia nieprawidłowości bądź wątpliwości etyczne dotyczące zachowań, działań czy zjawisk zachodzących w miejscu pracy. Sygnalista może zwrócić się ze swoim zgłoszeniem do dedykowanych osób czy zespołów w swojej organizacji (np. do rzecznika etyki, audytora, członka rady nadzorczej, przedstawiciela kadry kierowniczej) lub wykorzystując stworzone do tego kanały komunikacji, takie jak infolinia etyczna, adres email. Swoje wątpliwości, w razie potrzeby, sygnalista może też przekazać do przedstawicieli organów zewnętrznych – publicznych organów powołanych do nadzoru, kontroli, ścigania nadużyć i przestępstw.

Polscy sygnaliści to najczęściej osoby, które zajmują stanowiska specjalistyczne (62%) i pracują w firmie poniżej 5 lat (66%). Zdecydowana większość zgłoszeń jest przekazywana anonimowo (73%).

Niestety historycznie sygnaliści w Polsce kojarzą się wciąż negatywnie, dlatego często ich rola w identyfikowaniu nadużyć jest niedoceniania. Zmiana następuje, między innymi za sprawą standardów obowiązujących w międzynarodowych korporacjach i „zarażania” nimi rynku, a także w wyniku zmiany pokoleniowej kadry pracowniczej. Aby system whistleblowing był skuteczny, firmy powinny zadbać o jego ścisłe dopasowanie do specyfiki organizacji i ludzi w nich pracujących. Nie zapominając o zasadzie, że nie ma tolerancji dla nieuczciwości i chodzenia na skróty.

W swojej publikacji eksperci PwC zwracają uwagę, że wdrażane narzędzia i działania na rzecz budowy standardów etycznych podejmowane w firmie, powinny uwzględniać nie tylko wymogi regulacyjne, ale także specyfikę i uwarunkowania kulturowe, w jakich funkcjonuje przedsiębiorstwo. Dlatego budowa efektywnego i praktycznego systemu informowania o nieprawidłowościach powinna uwzględniać ich zdaniem pięć kluczowych elementów:

1. Przykład z góry i bezpośredni nadzór kadry kierowniczej nad etyką w organizacji.
2. Człowiek to kluczowy element systemu i żadna procedura nie zastąpi racjonalnych decyzji.
3. Tworzenie i wdrażanie kodeksów postępowania oraz kanałów zgłaszania nieprawidłowości dostosowanych do ich użytkowników.
4. Ocena i monitoring ryzyk związanych z podmiotami trzecimi.
5. Ochrona sygnalistów i budowa zaufania do systemu zgłaszania nieprawidłowości.

Zespół usług śledczych i zarządzania ryzykiem nadużyć w PwC Polska na co dzień doradza firmom, jak przeciwdziałać nadużyciom oraz wspiera wewnętrzne śledztwa w sektorze prywatnym. Eksperci PwC opracowali poradnik „Sygnalista po polsku – dobre praktyki i rekomendacje wdrożeniowe”, będący praktycznym zestawem informacji, jak budować i wzmacniać system zgłaszania nieprawidłowości w firmach w oparciu o etykę i wartości.

Magdalena Simkowska
Ekspert ds. etyki w biznesie i compliance
Zespół usług śledczych i zarządzania ryzykiem nadużyć, PwC

Masz pytania? Napisz do autorki:

e-mail: magdalena.simkowska@pl.pwc.com
mob: + 48 519 506 819